JIRA: Was ist das eigentlich?

Stehen Sie auch manchemal vor den organisatorischen Herausforderungen des Alltags?

• Sie arbeiten noch viel mit Papier, aber
  • die Weitergabe von Informationen dauert lange
  • man kann nichts vom Schreibtisch aus delegieren
  • man kann Informationen schlecht anfügen oder weiterleiten
  • Umwelt und Druckkosten leiden
• Sie organisieren Ihr Team mit Excel oder ähnliches, aber
  • niemand schaut in die Dateien mit seinen Aufgaben
  • jeder muss in mehrere Dateien schauen für seine Projekte
  • Status, Kommentare und weitere Infos lassen sich nur schwer pflegen
• Sie organisieren sich mit E-Mails, aber
  • wichtige Informationen verschwinden im Postfach einzelner
  • keiner weiß, wer gerade etwas tun soll oder wie der Status ist
  • Informationen sind verteilt über Dutzende Mails
  • der Überblick über offene Aufgaben oder Projekte fehlt komplett

JIRA ist ein web-basiertes Software-Tool, um Aufgaben zu planen und zu verfolgen, und damit die Arbeitsorganisation zu erleichtern. Das können Aufgaben im Projekt sein, tägliche Aufgaben, Anfragen von anderen Abteilungen oder generell Arbeitsabläufe, die vielleicht früher über Papierformulare gelöst wurden.

• Informationen können zentral abgelegt und eingesehen werden.
• Mitarbeiter werden per E-Mail über Änderungen informiert.
• Es ist jederzeit klar, wer gerade für eine Aufgabe zuständig ist und in welchem Status sie sich befindet (bspw. Offen, In Arbeit, Erledigt, Geschlossen).
• JIRA läuft in jedem gängigen Webbrowser.

Das Kernkonzept in JIRA sind Vorgänge. Alles dreht sich um Vorgänge. Ein Vorgang ist immer genau einem JIRA-Projekt zugeordnet und hat einen bestimmten Vorgangstyp (bspw. Aufgabe). An diesem Vorgangstyp entscheidet sich, welchem Arbeitsablauf (Workflow) der Vorgang folgt, also welche Status er durchläuft.

Jeder Vorgang bietet verschiedene Grundfunktionalitäten wie:

• Einen Kommentar hinzufügen.
• Eine Datei oder einen Screenshot hinzufügen. Angehängte Screenshots lassen sich komfortabel anzeigen.
• Mich oder andere als Beobachter setzen. Beobachter werden per E-Mail über alles informiert, was am Vorgang passiert.
• Arbeit protokollieren. JIRA erlaubt es, geschätzte und benötigte Zeiten festzuhalten.
• Die Abarbeitung des Vorgangs durch Unteraufgaben zu strukturieren. Unteraufgaben sind zu verstehen als Teilaufgaben, die zur Erledigung des Hauptvorgangs notwendig sind. Der Workflow lässt sich so einstellen, dass der Hauptvorgang erst geschlossen werden kann, wenn sämtliche Unteraufgaben erledigt sind.

Insgesamt ist JIRA ein sehr mächtiges Tool. Auch wenn es ursprünglich aus der Software-Entwicklung kommt, lässt es sich als allgemeines Prozessdurchführungstool verwenden. Aufgabenverfolgung ist ebenso möglich wie die Umsetzung von Workflows für Urlaubsmeldungen.