Auditiert Euch selbst

Die Einführung von standardisierten Prozessen ist schon nicht immer einfach. Selbst wenn man einen Prozess definiert, beschrieben und geschult hat, muss man doch immer wieder prüfen, ob er im Projekt auch angewendet wird. Hier kommt das böse Wort „Audit“ ins Spiel.

Nun funktionieren Audits nicht immer wirklich gut. Die Auditoren sind überlastet, wichtige Prozesse in kritischen Projekten werden übergangen. Audits finden nicht zu geeigneten Zeitpunkten statt und sind daher ineffektiv. Oftmals findet man in Firmen auch keine rechte Struktur, die es überhaupt erlaubt, unabhängige Audits durchzuführen.

Wie wäre es denn, wenn sich die Projekte selbst auditieren? Das hört sich zunächst etwas skurril an und kann die eigentlichen Audits natürlich nicht ersetzen, kann aber viel häufiger einen Einblick in die Prozesseinhaltung eines Projektes liefern.

Die Idee dabei ist, dass der Projektleiter regelmäßig, etwa zu den monatlichen Projekt-Reportings, eine Checkliste abhakt. Die Checkpunkte in dieser Liste enthalten Aussagen zu den Prozessen, die im Projekt angewendet werden sollen. Je nach Phase des Projektes treffen manche Checkpunkte zu, manche wiederum nicht.

Idealerweise ist das Abhaken dieser Checkpunkte als eine Web-Anwendung implementiert. Das Deployment gestaltet sich dann einfach, kein Projektleiter muss irgendetwas installieren oder nach irgendwelchen Formularen suchen. Das Abhaken von Checkboxen auf einer Website gestaltet sich äußerst anwenderfreundlich.

Wie sollte solch eine Checkliste aufgebaut sein? Bei einer statischen Checkliste, in der also immer die selben Checkpunkte auftauchen, kann es sein, dass manche Punkte unzutreffend sind, weil das Projekt etwa noch nicht weit genug fortgeschritten ist im Projektlebenszyklus. Idealerweise steckt also hinter jedem Checkpunkt die Information, ab welchem Zeitpunkt er relevant ist und somit auftauchen darf in der generierten Checkliste.

Zudem besteht aber das Problem, dass die Anzahl der Fragen begrenzt sein sollte, um Frustration zu vermeiden. Dadurch ergibt sich nur eine begrenzte Abdeckung der Prozesse. Die Checkliste sollte also generiert werden aus einem Pool von Checkpunkten, die zufällig ausgewählt werden.

Das Ausfüllen der Checkliste kann natürlich vom Projektleiter gefälscht werden. Letztendlich wird die Korrektheit aber irgendwann in einem richtigen Audit geprüft und verschiedenste Stakeholder können die Korrektheit eines Kreuzchens sehr wohl einschätzen. Letztendlich bleibt es eine Kulturfrage oder ein Versuch, auf diese Weise einen höher-frequentierten Einblick in die Prozesseinhaltung zu bekommen.